Przed wizytą
Profilaktyka dla własnych pacjentów
Placówka wie z własnej dokumentacji, kto nie ma badania profilaktycznego, i wysyła imienne zaproszenie, potem przypomnienie, a na końcu dzwoni rejestracja.
Sytuacja w placówce
Pani Halina ma 58 lat i od dziesięciu lat przychodzi do Waszej poradni na kontrolę ciśnienia. Bezpłatna mammografia jej przysługuje, a ostatnie badanie w dokumentacji jest sprzed trzech lat. Słyszała o programie w telewizji, ale nie wie, gdzie się zapisać. Lekarz nie ma kiedy o tym wspomnieć, bo wizyta dotyczy czego innego.
Zapraszamy wyłącznie pacjentów, którzy leczą się w Waszej placówce, i wyłącznie na badania z programów profilaktycznych, do których spełniają kryteria.
Przebieg krok po kroku
Pacjent placówki spełnia kryteria programu profilaktycznego, a w dokumentacji nie ma badania.
- Krok 01AutomatSMS albo listPo spełnieniu kryteriów
Imienne zaproszenie z numerem do rejestracji.
- Krok 02AutomatSMSGdy nie ma zapisu
Przypomnienie o zaproszeniu.
- Krok 03RejestracjaTelefonGdy po przypomnieniu nie ma zapisu
Rozmowa i zapis na termin badania.
Zapis i pytania pacjenta prowadzi rejestracja.
Odsetek zgłoszeń na badanie w grupie zaproszonej, rezygnacje z kontaktu.
Art. 9 ust. 2 lit. h RODO. Prezes UODO (Prawo.pl, 20.03.2026): RODO pozwala kierować zaproszenia na badania przesiewowe bez zgody pacjenta, jeżeli dane przetwarzają osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej albo działające pod ich nadzorem. Najlepiej działa zaproszenie wieloetapowe i wielokanałowe (Eur J Cancer Prev 2025). Informacja o badaniu płatnym wymaga uprzedniej zgody (art. 398 PKE).
Listę zapraszanych automat układa według harmonogramu placówki: pacjenci, którzy spełniają kryteria programu, a w dokumentacji nie mają badania w wymaganym okresie. Kryteria i listę zatwierdza placówka.
Przypomnienie wychodzi jedno. Po rozmowie rejestracja zapisuje wynik na osi pacjenta: zapis, badanie wykonane gdzie indziej albo rezygnacja z zaproszeń. Kontakty z tego procesu liczą się do wspólnego budżetu kontaktu z pacjentem.
Wzory komunikatów
SMSPo spełnieniu kryteriówAutomat [Nazwa placówki]: Pani Halino, zapraszamy na bezpłatne badanie profilaktyczne, do którego jest Pani uprawniona. Zapisy: [numer placówki], pon. do pt. od 8:00 do 15:00. Jeśli nie chce Pani takich zaproszeń, prosimy odpisać STOP. W nagłym przypadku dzwoń pod 112.
SMSGdy nie ma zapisuAutomat [Nazwa placówki]: Pani Halino, przypominamy o zaproszeniu na bezpłatne badanie profilaktyczne. Zapisy: [numer placówki]. Jeśli badanie zostało już wykonane, prosimy odpisać ZROBIONE. W nagłym przypadku dzwoń pod 112.
TelefonGdy po przypomnieniu nie ma zapisuRejestratorka Dzień dobry, tu [imię] z rejestracji [nazwa placówki]. Wysłaliśmy Pani zaproszenie na bezpłatną mammografię w ramach programu NFZ. Czy mogę zaproponować termin? Co jeszcze możemy dla Pani zrobić?
SMS nie wymienia nazwy badania. Nazwę badania i szczegóły programu zawiera list w zamkniętej kopercie albo rozmowa z rejestracją.
Kiedy sprawa trafia do człowieka
Każda odpowiedź inna niż STOP albo ZROBIONE trafia na listę rejestracji, a pytanie medyczne, na przykład o objawy albo wcześniejszy wynik, rejestratorka przekazuje lekarzowi.
Automat nie ocenia ryzyka pacjenta i nie dobiera badania: wybiera osoby według kryteriów programu zatwierdzonych przez placówkę.
Co widzi dyrekcja
Odsetek zapisanych na badanie w grupie zaproszonej
Osobno po zaproszeniu, po przypomnieniu i po telefonie, więc widać, który etap przynosi zapisy.
Badania wykonane w programie przed rozpoczęciem zaproszeń i po nim
Koszt telefonu rejestracji na jedną osobę zapisaną
Rezygnacje z kontaktu
Pytania o ten proces
01Czy potrzebujemy zgody pacjenta na zaproszenie?
Na zaproszenie na badanie z programu profilaktycznego nie: podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO, co potwierdza stanowisko Prezesa UODO. Zgoda jest potrzebna, gdy zaproszenie dotyczy badania płatnego.
02Czy zapraszacie osoby spoza naszej placówki?
Nie. Zapraszamy wyłącznie Waszych pacjentów, na podstawie Waszej dokumentacji.
03Co, jeśli pacjentka zrobiła badanie gdzie indziej?
Odpisuje ZROBIONE albo mówi o tym w rozmowie. Rejestratorka zapisuje to na osi pacjentki i proces kończy się bez kolejnych wiadomości.
Jak zacząć u siebie
Wybierzcie jeden program i jedną grupę, na przykład mammografię u pacjentek w wieku objętym programem. Ustalcie kryteria wyboru z dokumentacji, kanał zaproszenia (list dla osób bez telefonu komórkowego w dokumentacji), odstęp między zaproszeniem a przypomnieniem i liczbę telefonów, którą rejestracja przyjmie w tygodniu.
Zaktualizujcie klauzulę informacyjną o wysyłaniu zaproszeń.
Właścicielem procesu jest kierownik poradni albo koordynator programu profilaktycznego, a zapisy prowadzi rejestracja.
Podstawa i źródła
Zaproszenie na badanie z programu profilaktycznego mieści się w art. 9 ust. 2 lit. h RODO. Według stanowiska Prezesa UODO opisanego przez Prawo.pl 20.03.2026 takie zaproszenia można kierować bez zgody pacjenta, gdy są niezbędne do celów profilaktyki; dane przetwarzają osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej albo działające pod ich nadzorem (art. 9 ust. 3 RODO). Wybór pacjentów według wieku albo rozpoznania jest profilowaniem, więc placówka informuje o nim w klauzuli informacyjnej, a przy dużej skali przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych.
Źródło: Prawo.pl, zaproszenia na badania profilaktyczne a RODO, 20.03.2026
W przesiewach onkologicznych najlepiej działa zapraszanie wieloetapowe i wielokanałowe. Przypomnienia o szczepieniach zwiększają odsetek zaszczepionych (RR 1,28). W Polsce mammografię profilaktyczną wykonało pod koniec 2025 roku 33,5% uprawnionych kobiet, wobec około 42 do 44% w latach od 2012 do 2016, gdy wysyłano imienne zaproszenia.
Źródło: Eur J Cancer Prev 2025; Cochrane CD003941; Rynek Zdrowia, mapa NFZ zgłaszalności
Informacja o badaniu płatnym wymaga uprzedniej zgody na dany kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej), a jej treść nie może mieć cech reklamy (art. 14 ustawy o działalności leczniczej). Ten proces obejmuje badania z programów profilaktycznych.
Źródło: Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej; Art. 14 ustawy o działalności leczniczej
Powiązane procesy
- P02
Kalendarz bez dziur
Przypomnienie z odwołaniem jedną odpowiedzią tam, gdzie nie sięga centralna e-rejestracja, a zwolniony termin trafia do kolejnej osoby z listy oczekujących.
- P07
Kto miał wrócić i nie wrócił
Codzienna lista pacjentów z zaleconą kontrolą i skierowaniem bez zapisu: przypomnienie przed terminem, telefon rejestracji po terminie.
Pokażemy jeden proces na Waszym przykładzie.
Wybierzcie proces, który dziś najbardziej boli: telefony do rejestracji, pacjentów po wypisie albo puste terminy. Pokażemy, jak działa i co trzeba ustawić na start.